De belangrijke rol van de fee-earner bij het declaratieproces.

Het declaratieproces/beleid binnen een kantoor heeft direct effect op de financiële gezondheid en het succes van een advocaten/notariskantoor.

Het proces bepaalt het resultaat van diverse KPI’s zoals de liquiditeit, de doorlooptijd van de debiteuren en uiteindelijk ook het resultaat onder aan de streep.

De rol van de fee-earner

Als het gaat om de focus van de advocaat/notaris dan zal deze moeten liggen op kwaliteit van hun diensten aan de klanten. Echter als de daaruit voortkomende honoraria niet tijdig binnen komen zal de liquiditeit van het kantoor onder druk komen te staan, wat financiële problemen tot gevolg kan hebben.

Het is dan ook van belang dat de advocaten/notarissen inzien wat de effecten zijn van een goed of slecht lopend declaratieproces. Zij zijn weliswaar niet verantwoordelijk voor de declaratie administratie, maar zij hebben wel een substantiële invloed op het proces en het innen van de honoraria. Het belangrijkste onderdeel bij dit proces voor de fee-earner is het tijdschrijven, maar daarna is het van belang dat de fee-earner en het declaratieteam goed samenwerken tijdens de rest van het declaratieproces.

Tijdschrijven

Ondanks dat er een opkomst is van fixed fee’s en andere niet uren gerelateerde honoraria afspraken, is uurtje factuurtje nog steeds het meest voorkomende declaratie model voor juridische diensten. Goed tijdschrijven is dus voor veel kantoren van belang voor het declareren. Daarnaast kan het tijdschrijven ook in het geval van andere beloningsvormen de organisatie voorzien van nuttige informatie, zoals bijvoorbeeld de onderbouwing van een fixed fee of de controle op het rendement van een fixed fee. Het goed en tijdig registreren van uren dient dus meerdere belangen.

Voorkom inefficiënt tijdschrijven:

Het tijdschrijven is vaak een uitdaging voor de fee-earner, de administratieve handeling beperkt de tijd voor het maken van declarabele uren. Vaak gaat er ook tijd verloren door de manier van tijdschrijven. Veel fee-earners schrijven hun tijd aan het einde van de dag/week of wanneer ze überhaupt tijd hebben voor administratieve taken. Het probleem hiervan is dat, naarmate de fee-earner later tijd schrijft, het steeds lastiger is om te reconstrueren wat de precieze tijd was die gebruikt is voor een dossier, vaak kost het achteraf tijdschrijven / de reconstructie meer tijd dan als men de uren direct had geschreven. Daarnaast is er vaak ook nog sprake van een tussenstap, waarbij de fee-earner de tijd op een papier/formulier schrijft en de ondersteuning een en ander verwerkt, ook dit kost weer extra tijd en vergroot ook nog eens de kans op fouten.

Stroomlijn het declaratieproces

Bij veel kantoren ontbreekt vaak een duidelijk tijdschrijf/declaratie beleid en als het er wel is dan is naleving vaak nog een issue.

Het onderstaande plaatje geeft een voorbeeld van een gestroomlijnd tijdschrijf- en declaratieproces waardoor het voor de kantoren mogelijk is om hun cliënten aan het begin van de maand de declaraties te zenden. In de praktijk blijkt dat des te eerder er gedeclareerd wordt aan de klant des te sneller deze zal betalen. Onderken hier ook de rol van de fee-earner in en zorg voor goede naleving van de afspraken / het beleid.

Conclusie:

Een goed tijdschrijf/declaratieproces heeft een grote invloed op uw kantoor, het is daarbij van belang de rol van de fee-earner daarin te onderkennen en de fee-earner mee te nemen in het proces.

Heeft u vragen over dit artikel of wilt u eens sparren over het declaratieproces op uw kantoor, neem dan contact met Reyer van Harten op via info@legalflex.nl of bel Reyer op +31 6 520 55 091.