Quick-wins

Met de workload, rapportageverplichtingen en managementtaken bovenaan de lijst van taken van een financieel verantwoordelijke binnen de advocatuur en/of het notariaat, is het gemakkelijk om te zien dat deze het moeilijk kunnen vinden om die projecten of initiatieven die echt van invloed zijn op het bedrijf, te implementeren. Vaak komt het niet verder dan eventuele kosten op te nemen in de begroting, maar de uitvoering….

In dit stuk beschrijf ik twee Quick-Wins die je zou kunnen implementeren, met relatief gemak en weinig middelen, maar met een behoorlijk effect.

1. Voer een beoordeling van het operationele proces uit:

Het beoordelen van de effectiviteit van interne bedrijfsprocessen en -procedures kan een enorme kosten- en efficiencybesparing opleveren.

Om een ​​operationele procesevaluatie uit te voeren, moet je je inzetten voor operationele uitmuntendheid en openstaan ​​voor innovatieve methoden voor de financiële processen, rapportage en verwerking van financiële gegevens.

Je moet openstaan ​​voor het gebruik van technologie om onnodige handmatige processen te elimineren, zoals bijvoorbeeld het maken van meerdere vermeldingen van dezelfde informatie op verschillende plekken.

Begin door een klein team samen te stellen, concentreer je op een specifiek deel van de financiële functie en stel duidelijke doelstellingen vast voor wat je wilt bereiken.

Uiteindelijke overall doel: Bevrijd van moeizaam, handmatig beheer, kan het team tijd besteden aan taken met meer toegevoegde waarde, zoals het verminderen van de doorlooptijd van uur naar factuur.

2. Implementeren van e-billing (AP / AR)

Het gebruik van een digitaal facturatieproces voor klanten en leveranciers kan duizenden euro’s aan overheadkosten besparen door papier volledig uit het factuurproces te verwijderen. Met andere woorden: geen papier, geen scannen of OCR, maar een directe machine-naar-computerverwerking.

Deze functionaliteit stroomlijnt niet alleen processen zoals crediteurenbeheer, maar verwijdert ook veel dagelijkse taken uit de werkbelasting van de financials en/of ondersteuning, waardoor kostbare tijd wordt vrijgemaakt voor andere zaken.

Het implementeren van een e-factureringssysteem is niet noodzakelijk een quick-win, omdat het een complex proces kan zijn waarbij een aantal mensen in verschillende delen van uw bedrijf betrokken zijn en mogelijk uitgebreid worden met uw leverancier / klantgemeenschap. Maar uiteindelijk zal het wel heel veel opleveren.

De middelen zijn tegenwoordig toegankelijk voor de meeste bedrijven en papierloze systemen zijn iets waar elke financial naar toe moet. Diverse kantoren hebben de papieren facturatie al achter zich gelaten, dus er zijn ook al diverse implementatiemiddelen en ook al best practices.

  

Bij interesse om eens te sparren over de mogelijke quick-wins, neem dan contact op via info@legalflex.nl of bel Reyer van Harten op + 31 520 55 091 Voor een kop koffie kom ik graag met u een uurtje sparren.

De belangrijke rol van de fee-earner bij het declaratieproces.

Het declaratieproces/beleid binnen een kantoor heeft direct effect op de financiële gezondheid en het succes van een advocaten/notariskantoor.

Het proces bepaalt het resultaat van diverse KPI’s zoals de liquiditeit, de doorlooptijd van de debiteuren en uiteindelijk ook het resultaat onder aan de streep.

De rol van de fee-earner

Als het gaat om de focus van de advocaat/notaris dan zal deze moeten liggen op kwaliteit van hun diensten aan de klanten. Echter als de daaruit voortkomende honoraria niet tijdig binnen komen zal de liquiditeit van het kantoor onder druk komen te staan, wat financiële problemen tot gevolg kan hebben.

Het is dan ook van belang dat de advocaten/notarissen inzien wat de effecten zijn van een goed of slecht lopend declaratieproces. Zij zijn weliswaar niet verantwoordelijk voor de declaratie administratie, maar zij hebben wel een substantiële invloed op het proces en het innen van de honoraria. Het belangrijkste onderdeel bij dit proces voor de fee-earner is het tijdschrijven, maar daarna is het van belang dat de fee-earner en het declaratieteam goed samenwerken tijdens de rest van het declaratieproces.

Tijdschrijven

Ondanks dat er een opkomst is van fixed fee’s en andere niet uren gerelateerde honoraria afspraken, is uurtje factuurtje nog steeds het meest voorkomende declaratie model voor juridische diensten. Goed tijdschrijven is dus voor veel kantoren van belang voor het declareren. Daarnaast kan het tijdschrijven ook in het geval van andere beloningsvormen de organisatie voorzien van nuttige informatie, zoals bijvoorbeeld de onderbouwing van een fixed fee of de controle op het rendement van een fixed fee. Het goed en tijdig registreren van uren dient dus meerdere belangen.

Voorkom inefficiënt tijdschrijven:

Het tijdschrijven is vaak een uitdaging voor de fee-earner, de administratieve handeling beperkt de tijd voor het maken van declarabele uren. Vaak gaat er ook tijd verloren door de manier van tijdschrijven. Veel fee-earners schrijven hun tijd aan het einde van de dag/week of wanneer ze überhaupt tijd hebben voor administratieve taken. Het probleem hiervan is dat, naarmate de fee-earner later tijd schrijft, het steeds lastiger is om te reconstrueren wat de precieze tijd was die gebruikt is voor een dossier, vaak kost het achteraf tijdschrijven / de reconstructie meer tijd dan als men de uren direct had geschreven. Daarnaast is er vaak ook nog sprake van een tussenstap, waarbij de fee-earner de tijd op een papier/formulier schrijft en de ondersteuning een en ander verwerkt, ook dit kost weer extra tijd en vergroot ook nog eens de kans op fouten.

Stroomlijn het declaratieproces

Bij veel kantoren ontbreekt vaak een duidelijk tijdschrijf/declaratie beleid en als het er wel is dan is naleving vaak nog een issue.

Het onderstaande plaatje geeft een voorbeeld van een gestroomlijnd tijdschrijf- en declaratieproces waardoor het voor de kantoren mogelijk is om hun cliënten aan het begin van de maand de declaraties te zenden. In de praktijk blijkt dat des te eerder er gedeclareerd wordt aan de klant des te sneller deze zal betalen. Onderken hier ook de rol van de fee-earner in en zorg voor goede naleving van de afspraken / het beleid.

Conclusie:

Een goed tijdschrijf/declaratieproces heeft een grote invloed op uw kantoor, het is daarbij van belang de rol van de fee-earner daarin te onderkennen en de fee-earner mee te nemen in het proces.

Heeft u vragen over dit artikel of wilt u eens sparren over het declaratieproces op uw kantoor, neem dan contact met Reyer van Harten op via info@legalflex.nl of bel Reyer op +31 6 520 55 091.

Gebruik winstgevendheid analyses om uw advocatenkantoor te laten groeien.

Veel advocatenkantoren hebben vandaag de dag klanten die bewuster omgaan met hun budget en die hogere verwachtingen hebben. Hierdoor moeten de kantoren nieuwe en betere manieren vinden om de productiviteit en winstgevendheid te vergroten. Het simpel meer uren schrijven of het verhogen van het tarief is niet altijd de juiste oplossing, vooruitstrevende kantoren kijken naar wat hun werk nu eigenlijk echt winstgevend maakt. Zij werken slimmer, niet alleen harder.

Door het structureel gebruik van winstgevendheid analyses kunnen advocatenkantoren bepalen hoe winstgevend een klant, advocaat of sectie daadwerkelijk is. Het berekenen van winstgevendheid is iets wat de meeste advocatenkantoren nu al kunnen doen op basis van de beschikbare data uit hun tijdschrijf- declaratie- en boekhoudsysteem. In de praktijk doen veel kantoren dit echter nog niet of te weinig.

Door het gebruik van winstgevendheidcijfers kunnen advocatenkantoren:

  • de efficiency van hun staf en overhead verbeteren;
  • betere beslissingen nemen bij het aannemen van medewerkers en het nemen van beslissingen over de hoogte van salarissen;
  • beter onderbouwde beleidsbeslissingen nemen;
  • het inkomen per partner verhogen.

Van inzicht naar actie:

De mogelijkheid hebben van het genereren van winstgevendheidcijfers en het kunnen gebruiken van deze data voor daadwerkelijke verandering binnen een organisatie zijn twee totaal verschillende zaken. Het omzetten van de analyses naar daadwerkelijke acties vraagt om ervaring en sterk leiderschap.

Als gevolg van bijvoorbeeld strategische en politieke factoren, die binnen alle advocatenkantoren bestaan, zal er doordacht gebruik gemaakt moeten worden van de winstgevendheidcijfers.

Waarom? Stel uit de winstgevendheidcijfers op klantniveau blijkt dat de grootste klant de minst winstgevende klant is of zelfs een verliesgevende klant is. De cijfers kunnen heel duidelijk zijn, echter deze klant blijkt verbonden te zijn aan de belangrijkste partner binnen het kantoor. Deze partner zal de rapportage mogelijk niet waarderen, dit kan ertoe leiden dat een dergelijke analyse het daglicht niet zal zien.

De toegevoegde waarde van het structureel gebruiken van winstgevendheid analyses is duidelijk. Al is het alleen maar vanwege het verhogen van “accountability”, het afleggen van verantwoording. Een advocatenkantoor dat begrijpt hoe de bedrijfsvoering in elkaar zit en waar nu echt de winstgevendheid zit, heeft het concurrentievoordeel dat het de klant beleving kan verbeteren en de winstgevendheid kan verhogen/maximaliseren.

Sparren over of hulp nodig bij het opzetten van winstgevendheid analyses, neem gerust contact op per mail reyer@legalflex of via +31 6 520 55 091